Cómo anonimizar documentos conforme al RGPD (guía práctica)

Anonimizar un documento es eliminar o enmascarar los datos personales que contiene de forma irreversible. No es tachar con un rectángulo negro encima del texto: si el dato sigue debajo (capa de texto, metadatos, revisiones), no has anonimizado nada.

Cuándo lo necesita una empresa (sin que venga el Estado a pedirlo)

• Derechos de acceso RGPD: si un cliente o extrabajador pide sus datos, debes entregarle los documentos tachando los datos de terceros — en el plazo legal de 1 mes.
• Despachos: aportar pruebas a juicio o compartir expedientes con peritos sin exponer a terceros.
• Due diligence: enseñar contratos y nóminas en un data room sin regalar datos personales.
• Usar IA: antes de subir documentos internos a herramientas de IA, hay que retirar los datos personales.

Los errores típicos

1. Rectángulo negro sobre el texto (el texto sigue debajo y se copia).
2. Olvidar metadatos, propiedades del archivo y control de cambios.
3. Olvidar identificadores indirectos que permiten re-identificar (cargo + empresa + fecha).
4. No documentar el proceso: sin registro de qué se eliminó y cómo, no puedes acreditar diligencia ante la AEPD.

Cómo lo hacemos nosotros

Nuestra tecnología detecta los datos personales (nombres, DNIs, direcciones, datos de salud…), una persona verifica cada documento y entregamos un informe de anonimización firmado, alineado con las orientaciones de la AEPD. Tus archivos se tratan en España y se eliminan al cerrar el trabajo.

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