Son las 9 de la mañana de un martes cualquiera. Abres el correo o el buzón físico y ahí está: membrete oficial, tono administrativo seco, firma del SEPBLAC. Te notifican el inicio de una actuación supervisora sobre tu empresa. Y el mundo se para un segundo.
No eres el primero al que le pasa y desde luego no serás el último. En 2024, el SEPBLAC intensificó su actividad inspectora de forma notable —las actuaciones con enfoque basado en riesgo crecieron un 108% respecto al ejercicio anterior— y en 2025 la tendencia se ha consolidado: más selectiva, más técnica y con mayor disposición a abrir expedientes sancionadores cuando se detectan deficiencias. Si has llegado a este artículo porque acaba de pasarte, sigue leyendo. Si has llegado antes de que pase, mejor todavía.
Lo que viene a continuación es lo que debes hacer en las primeras 72 horas. No lo que tendrías que haber hecho. Lo que toca hacer ahora.
Antes de ponerte en modo urgencia: lee el requerimiento entero
Suena obvio, pero la primera reacción de muchos responsables de compliance es llamar a alguien, mandar emails o empezar a mover documentos sin haber leído el requerimiento completo. Grave error. Los primeros 30 minutos deberían ser solo de lectura.
Lo que tienes que identificar en esa primera lectura:
- Tipo de actuación: ¿es una inspección presencial con fecha fijada, un requerimiento documental a distancia, o una solicitud de información puntual? No es lo mismo.
- Documentación concreta solicitada: haz una lista numerada de exactamente qué te piden. No interpretes ni asumas. Si algo no está claro, hay que preguntarlo —con tiempo, no el último día.
- Plazo exacto: busca la fecha límite. Calcula los días hábiles reales (sin festivos nacionales ni locales). Ponla en el calendario de inmediato.
- Canal de respuesta: si hay una dirección electrónica específica o un procedimiento de envío indicado, anótalo. Responder por un canal distinto puede generar problemas formales innecesarios.
Aviso importante: el SEPBLAC siempre actúa por cauces formales y por escrito. Si alguien te llama diciendo ser inspector del SEPBLAC y pidiéndote información por teléfono, no facilites nada. Toda actuación legítima viene documentada.
Hora 1-24: activa tu protocolo interno
Una vez tienes claro qué te están pidiendo, el siguiente paso es movilizar correctamente a las personas adecuadas dentro de tu organización. Aquí está la secuencia:
1. Localiza a tu Representante ante el SEPBLAC
Es la persona designada formalmente ante el SEPBLAC mediante acuerdo del órgano de administración. Toda la interlocución con el supervisor debe centralizarse en esa persona desde el primer momento. Si no existe representante designado o si la designación no está documentada correctamente, eso ya es el primer problema que necesitas analizar.
2. Informa al órgano de administración
La dirección tiene que saber que esto está ocurriendo. No necesariamente para que actúen, sino porque la respuesta al SEPBLAC implica decisiones que pueden tener consecuencias legales y reputacionales para la empresa. No es algo que se gestione solo desde compliance sin conocimiento de la cúpula.
3. Valora si necesitas asesoramiento externo especializado
Si los incumplimientos potenciales son relevantes, o si el requerimiento es especialmente amplio o complejo, tener un abogado o consultor especializado en PBC desde el principio cambia las cosas. No es admitir que algo va mal; es gestionar el riesgo con inteligencia. Un buen especialista puede ayudarte a estructurar la respuesta de forma que refleje el esfuerzo real de tu empresa y minimice la exposición.
4. No movas ni elimines nada
Desde el momento en que recibes la notificación, toda la documentación relacionada con las áreas auditadas debe preservarse exactamente como está. Reorganizar archivos, «limpiar» expedientes o eliminar registros una vez recibida la notificación puede derivar en consecuencias mucho más graves que las deficiencias originales.
Hora 24-48: diagnóstico rápido de lo que tienes
Este es el momento de hacer una revisión honesta de tu situación documental antes de responder. El SEPBLAC, en sus actuaciones supervisoras, revisa sistemáticamente estas áreas. Comprueba el estado de cada una:
Manual de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo
¿Existe? ¿Está aprobado por el órgano de administración (con acta)? ¿Está actualizado a la normativa vigente y refleja la operativa real actual de tu empresa? Un manual genérico de hace cuatro años que no menciona tus productos específicos, tu base de clientes real o tus canales actuales es, en la práctica, poco útil ante la inspección.
Expedientes KYC de clientes
El SEPBLAC habitualmente selecciona una muestra de expedientes para revisión. Cada expediente debería contener como mínimo: identificación verificada del cliente, actividad económica declarada, identificación del titular real si es persona jurídica, nivel de riesgo asignado con criterios documentados y, en casos de riesgo elevado, origen de fondos. Si los expedientes están incompletos de forma sistemática, eso ya no es un problema puntual: es evidencia de ausencia de sistema.
Nombramiento del Representante ante el SEPBLAC
Debe existir acuerdo formal del órgano de administración que lo designe, con nombre, apellidos y cargo concreto. El SEPBLAC verifica que no sea una figura nominal sino alguien con autoridad real y funciones efectivas en materia de cumplimiento.
Registro de Comunicaciones de Operaciones Sospechosas (COS)
¿Has enviado alguna COS en los últimos años? ¿Tienes registro de ello? Si llevas años con clientes activos y nunca has enviado una comunicación por indicio, el SEPBLAC puede entender que o bien tu sistema de monitorización no funciona o bien no has tenido en cuenta situaciones que deberían haberse reportado. No es automáticamente una infracción, pero requiere explicación.
Formación del personal
¿Existe un plan de formación anual? ¿Hay registros de quién asistió, cuándo y qué contenidos se impartieron? La formación de hace tres años sin nada posterior no es suficiente. El SEPBLAC busca una cultura de cumplimiento sostenida en el tiempo, no una formación puntual hecha por cubrir el expediente.
Evaluación de riesgo inherente
Desde el Real Decreto 304/2014, todo sujeto obligado debe tener documentado un análisis de los riesgos específicos de su actividad: tipos de clientes, geografías, productos y canales. «Somos de bajo riesgo» no es una evaluación. Es una afirmación sin soporte.
Informe de experto externo (si aplica)
Determinadas categorías de sujetos obligados —entre ellos, los que superen ciertos umbrales de actividad o actividades de mayor riesgo— están obligadas a disponer de un informe anual de un experto externo que evalúe el sistema de prevención. Si te corresponde y no lo tienes, es una infracción directamente verificable y difícil de argumentar.
Truco de inspección: cuando hagas este diagnóstico, imagina que eres el inspector. Lee tu propia documentación con ojo crítico. Las incoherencias entre documentos son uno de los puntos más fáciles de detectar y más difíciles de justificar: si el manual dice una cosa y los expedientes reflejan la práctica contraria, el inspector lo va a ver.
Hora 48-72: prepara la respuesta
Con el diagnóstico claro, toca organizar la respuesta. Algunas pautas que marcan la diferencia:
Sé exhaustivo, no veloz
Una respuesta incompleta enviada el día del plazo es peor que una respuesta completa que llega con dos días de retraso justificado. Si necesitas más tiempo del concedido, puedes solicitar una prórroga al SEPBLAC explicando el motivo. No siempre se concede, pero es mejor pedirla que entregar algo a medias.
Documenta todo lo que envíes
Lleva un registro propio de qué documentos has remitido, cuándo y por qué canal. Si hay discrepancias posteriores sobre lo que se facilitó, ese registro es tu protección.
Si hay deficiencias, no las ocultes
Absolutamente lo peor que puedes hacer es intentar maquillar situaciones irregulares. El SEPBLAC tiene herramientas para contrastar la coherencia de la información. Falsificar o manipular documentación de cumplimiento deja de ser una infracción administrativa para convertirse en algo potencialmente penal.
Aporta un plan de acción si hay agujeros
Si durante el diagnóstico has detectado deficiencias reales —un manual desactualizado, expedientes incompletos, formación pendiente—, puedes acompañar la respuesta de un plan de corrección temporal y documentado. El SEPBLAC valora la actitud proactiva y la disposición a subsanar. No elimina la posibilidad de sanción, pero puede influir en la calificación de la infracción y en la cuantía final.
La inspección presencial: reglas de oro
Si el caso es una inspección con presencia física de inspectores, algunas normas básicas que a menudo se ignoran:
- Un solo interlocutor. Que toda la comunicación con el equipo inspector pase por el Representante o por quien designe. Varios empleados respondiendo preguntas de forma independiente genera inconsistencias involuntarias que son difíciles de explicar después.
- No improvises. «Voy a verificarlo y os lo confirmo por escrito» es una respuesta perfectamente válida y mucho mejor que una respuesta incorrecta dada por quedar bien en el momento.
- Tono colaborativo, no defensivo. Los inspectores hacen su trabajo. La transparencia y el orden son tus mejores aliados; la actitud evasiva genera desconfianza innecesaria.
- Pide acuse de recibo de todo lo que entregues. Cualquier documento físico o digital que facilites durante la inspección presencial debe quedar registrado.
Qué pasa después: el proceso hasta la resolución
Una vez completada la fase inicial de requerimiento y respuesta, el proceso puede seguir varios caminos:
- Actuación supervisora continua: el SEPBLAC analiza lo recibido y puede solicitar información adicional o aclaraciones. Esto puede extenderse varios meses.
- Comunicación de observaciones: si el SEPBLAC ha detectado deficiencias, puede notificártelas y darte la oportunidad de presentar alegaciones o documentación adicional antes de tomar decisiones.
- Cierre sin expediente: si no hay incumplimientos relevantes, o los detectados se han subsanado satisfactoriamente, la actuación se cierra. Es el mejor resultado posible.
- Apertura de expediente sancionador: si hay infracciones no subsanadas, la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales puede proponer la apertura de expediente. Desde ese momento, la empresa puede presentar alegaciones y, en su caso, recurrir la resolución.
En cuanto a sanciones: las infracciones graves contemplan multas que van desde los 60.000 € hasta 1 millón de euros (o el 1% del volumen de negocio anual total si es mayor). Las muy graves pueden alcanzar el doble del beneficio obtenido con la infracción o el 10% del volumen de negocio. Pero más allá del importe, las resoluciones sancionadoras por infracciones graves y muy graves pueden publicarse en el BOE con el nombre de la empresa —y ese impacto reputacional es, en muchos casos, el más duradero.
La lección que siempre llega tarde
Las empresas que pasan las inspecciones con relativa tranquilidad no son las más grandes ni las que tienen departamentos enteros de compliance. Son las que tienen la documentación organizada, actualizada y coherente. Sistemas que funcionan aunque sean sencillos. Expedientes que reflejan una práctica real, no una ficción administrativa.
Si gestionas la PBC de tu empresa con hojas de cálculo dispersas, un manual sin revisar desde su primera versión y expedientes de clientes incompletos, ya sabes lo que hay que cambiar. Y si quieres que el proceso de organizarlo no sea otro proyecto interminable, una herramienta que centralice la gestión de clientes, automatice las revisiones periódicas y te deje un rastro documental claro puede marcar la diferencia entre una inspección que se cierra sin incidentes y una que se complica innecesariamente.
Las 72 horas después de la notificación son importantes. Pero las 72 semanas anteriores son las que realmente determinan el resultado.